Rekisteriseloste

REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Laatimispvm: 21.10.2015
 

  1.  Rekisterinpitäjä

    Ammattienedistämislaitossäätiö AEL Sr.
    Kaarnatie 4, 00410 Helsinki, www.ael.fi


  2.  Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

    Liiketoimintavastaavat:

    Tuula Haapakorpi – Tietojen tarkastuskyselyt
    Juuso Henriksson - Tietohallinto


  3. Rekisterin nimi


    Opiskelijahallinnan ja markkinoinnin henkilötietokanta


  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

    Opiskelija-asioiden hoito:

    • koulutusvaraukset
    • majoitusvaraukset AEL-Hotelliin
    • koulutustilaisuuksien vahvistuskirjeet ja muut tulosteet (nimikortti yms.)
    • todistukset, mm. viralliset tutkintotodistukset (perustutkinnot, ammattitutkinnot, erikoisammattitutkinnot, pätevyydet)
    • laskutustiedot
    • henkilökohtaiset opintosuunnitelmat mm. oppisopimusopiskelijoille
    • opintosuoritukset (mm. viralliset tutkinnot ja pätevyydet) ja opintorekisteri
    • kurssipalauteasiat
    • tilastointivelvoitteiden (Opetushallitus ja Tilastokeskus) täyttäminen mm. tutkintoon valmistavan koulutuksen, tutkintojen ja osatutkintojen suorittamisen sekä oppisopimusopiskelun ja muiden julkista tukea saavien koulutusohjelmien osalta
    • markkinointi tulevista koulutustilaisuuksista yms.
    • sisäinen tilastollinen käsittely
       

    Laki ammatillisesta koulutuksesta 630/1998
    Asetus ammatillisesta koulutuksesta 811/1998
    Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta 631/1998
    Asetus ammatillisesta aikuiskoulutuksesta 812/1998


  5. Rekisterin tietosisältö

    • Sukunimi
    • Etunimi
    • IP-osoite (väliaikaisesti, tekniseen ongelmanratkaisuun)
    • Tehtävä
    • Yritys
    • Kotiosoite
    • Postinumero Postitoimipaikka
    • Osavaltio/Maa
    • Matkapuhelin / puhelin
    • Sähköpostiosoite
    • Syntymäaika
    • Hetu loppuosa (virallisissa tutkinnoissa edellytetään – tieto rajatun ryhmän käytössä)
    • Sukupuoli (majoitusvarauksiin ja tilastolliseen käsittelyyn)
    • Kotikunta
    • Äidinkieli
    • Kansalaisuus
    • Koulutus/Oppiarvo
    • Erityisruokavalio (kurssin lounastarjoilua varten)
    • Ruksit, jos sallii sähköposti-, posti- ja/tai puhelinmarkkinoinnin
    • Tieto, mitä markkinointipostitusta on saanut
    • Tieto, mitä markkinointipostitusta tullaan lähettämään
    • Tieto, mitä kursseja käynyt
    • Tieto, mille kurssille on ilmoittanut osallistujan tai toiminut asiakkaan yhteyshenkilönä kurssivarauksissa
    • Tieto, missä kurssivarauksessa on ollut asiakkaan laskutusyhteyshenkilönä
    • Tieto, mitä opintosuorituksia on tehnyt
    • Tieto, jos AEL:n henkilö on ollut yhteydessä tai tavannut tai jos on ollut mukana AEL:n projekteissa
    • Tieto entisestä työnantajayrityksestä
    • Tieto tarjouksista

  6. Säännönmukaiset tietolähteet *

    • henkilö itse
    • yritysten yhteyshenkilöt
    • oppisopimustoimistot
    • Fonectan B2B asiakasrekisteri
    • yrityksen oma päivitys
    • Posti

  7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
     
    • henkilölle itselleen ja henkilöiden työnantajille tiedot opintosuorituksista
    • viranomaisille opiskelijatiedot lainsäädännön velvoitteiden mukaan koskien tilastointia ja koulutuksen rahoitusta (esim. oppisopimukset, tutkinnot)
    • AEL opiskelijatilin luomiseen vaadittavat tiedot (nimi, matkapuhelin, sähköposti) AEL:n Microsoft Office 365 -käyttäjärekisteriin.

  8. Rekisterin suojauksen periaatteet
     

    A. Manuaalinen aineisto

    • opiskelijoiden täyttämät asiakastiedot, viedään manuaalisesti tietokantaan.

    B. Sähköisesti talletetut tiedot

    • Tietoja käyttävät AEL:n henkilöt siltä osin kuin he työnsä puolesta niitä tarvitsevat
    • Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille esim. markkinointitarkoituksiin

    Henkilöllä on oikeus kieltää markkinointipostin lähetys. Tieto viedään markkinointitietokantaan. Markkinoinnin kohderyhmää rajatessa ko. henkilöt poistuvat automaattisesti listalta.


  9. Tarkastusoikeus
     

    Henkilöllä on Henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriyhdyshenkilölle tai se voidaan esittää henkilökohtaisesti edellä mainitussa osoitteessa. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriyhdyshenkilölle tai se voidaan esittää henkilökohtaisesti edellä mainitussa osoitteessa.