Ammattienedistämislaitossäätiö AEL sr:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 22.5.2018

Tällä tietosuojaselosteella informoimme asiakkaitamme heidän henkilötietojensa käsittelystä.

1. Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot

Ammattienedistämislaitossäätiö AEL sr (Y-tunnus 01163549)
Kaarnatie 4, 00410 Helsinki
(09) 530 71
asiakaspalvelu@ael.fi
(jäljempänä ”me”)


2. Rekisteriasioiden yhteydenotot

Yhteydenotot lähetetään sähköpostilla osoitteeseen tietosuoja@ael.fi


3. Rekisterin nimi

Ammattienedistämislaitossäätiö AEL sr:n asiakasrekisteri


4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat asiakassuhteen ylläpito tai sopimuksen täytäntöönpaneminen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • palvelutuotteiden, joita ovat mm. koulutukset, tutkinnot ja konsultointi, toteuttaminen ja kehittäminen,
  • sopimus- ja muiden lupausten ja velvollisuuksien täyttäminen,
  • asiakassuhteen hoitaminen,
  • tapahtumien järjestäminen,
  • asiakkaan tai muun rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen analysointi,
  • sähköinen markkinointi ja
  • mainonnan kohdentaminen meidän omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa.

Käytämme automaattista päätöksentekoa tunnistamaan verkkokäyttäytymistä. Käytämme näitä tietoja markkinoinnin kohdentamisessa ja palvelujen kehittämisessä.


5. Rekisterin tietosisältö

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaiden (kuten opiskelijat, yhteyshenkilöt), asiantuntijoiden tai muiden yhteistyökumppaneiden henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot
    • nimi*, tehtävä ja asiakasnumero*
       
  • rekisteröidyn yhteystiedot
    • sähköpostiosoite*, puhelinnumero*, osoitetiedot*
       
  • rekisteröidyn koulutus- tai tutkintosopimusta koskevat tiedot koulutuksen tai tutkinnon suorittamisen niin edellyttäessä
    • kunta*, kansallisuus*, äidinkieli*, henkilötunnus*
    • henkilökohtaiseen osaamisen kehittämissuunitelmaan (HOKS) ja tutkintosopimukseen kirjattavat tiedot (kuten koulutus ja suoritetut tutkinnot, nykyinen työsuhde, aiempi työkokemus, muu osaaminen, syy tutkintoon hakeutumiselle, tutkinto/koulutus johon hakeutuu, koulutusmuoto, tutkinnon osat ja arviointi, sopimuksen laajuus, henkilön/työpaikkaohjaajan tekemä kartoitus )*
    • oppisopimukseen kirjattavat tiedot (kuten opiskelijan tilinumero, alaikäisten lasten määrä, työaika, opintososiaaliset etuudet)*, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana
       
  • rekisteröidyn asiantuntijasopimusta koskevat tiedot
    • maksatukseen liittyvät tiedot*
       
  • yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot
    • y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
       
  • mahdolliset markkinointikiellot ja -suostumukset
     
  • koulutusten, tutkintojen ja muiden tapahtumien osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot, kuten ruokarajoitteet
     
  • asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot
    • tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista
    • yhteyshenkilöiden nimi ja yhteystiedot
    • muut asiointitiedot, kuten asiakkuuden perusteella muodostettu käyttäjäprofiili, rekisteröidyn kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot
    • asiakkaan itsensä vapaaehtoisesti syöttämät tiedot järjestelmäämme
       
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot kuten osaamista mittaavat ja kartoittavat tehtävät ja kyselyt.

*) Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys koulutus-, tutkinto- tai asiantuntijasopimussuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa palvelua.


6. Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, viranomaisilta, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

Keräämme tietoa myös digitaalisten kanaviemme kautta lähetetystä viesteistä, kuten palautteista tai pyynnöistä.

Turvallisuussyistä meillä on valvontakameroita kampusalueella.

Käytämme evästeitä. Keräämme verkkosivuilla käyttäjätietoja, jotta verkkosivujen palveluja voidaan parantaa. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden tai muiden tekniikoiden avulla, eikä sivustomme voi tietää esimerkiksi käyttäjän sähköpostiosoitetta, ellei käyttäjä itse ole sitä antanut. Käyttäjä voi päättää itse verkkoselaimen asetuksia muuttamalla, missä määrin haluaa sallia evästeiden toiminnan tietokoneessa. Käyttäjä voi estää selainta käyttämästä evästeitä, poistaa jo tallennetut evästeet ja pyytää selaimelta ilmoituksen uusista evästeistä.


7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia yhteistyökumppaneita tietosuojalainsäädännön ohjeiden mukaisesti. Luovutamme tietoja viranomaisille, Tilastokeskukselle ja pätevyyksien myöntäjätahoille lakien edellyttämissä määrin.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuolisille palveluntarjoajille, jonka hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle (USA) seuraavissa kolmansien osapuolten sopimuksilla hallinnoiduissa tapauksissa:

  • tiettyihin opintoihin sisältyvä toimintatyyliprofiilin kuvaus
  • verkkokäyttäytymisen analysoinnin osalta

Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Me käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.


8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteritiedot on suojeltu asianmukaisin vaatimuksin. Mahdollisista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista tai lainsäädäntö tai muut säädökset tai määräykset sitä edellyttävät.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.


9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien verkkokäyttytymisen analysointia niiltä osin kuin se liittyy markkinointiin.

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.


10. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdan kaksi (2) yhteystietosähköpostiin.  Ennen tietojen toimittamista varmistamme pyynnönesittäjän henkilöllisyyden.


11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.